Embora não exista um procedimento único de administração do tempo que possa ser aplicado com sucesso a todos os casos, existem algumas medidas simples e alguns fatores comumente considerados nesse processo que podem ser adaptadas aos objetivos, estilo e realidade de cada um.

Para administrar o tempo de maneira eficaz, é preciso reconhecer o que os especialistas chamam de “inimigos do tempo”, atividades presentes no dia a dia que pouco contribuem para a consecução dos objetivos mais importantes e que não são administradas de maneira consciente. Dentre os “inimigos do tempo” mais comuns atualmente, estão:

E-mails – Pesquisas desenvolvidas pela Triad Consulting estimam que o número médio de mensagens recebidas por e-mail por um profissional durante o período de trabalho ou de estudo é de 55 por dia, e que uma pessoa pode gastar até 3 horas diárias utilizando e-mail (entre leitura, resposta ou classificação das mensagens). Para lidar com essa situação, recomenda-se: determinar horários (2 ou 3) durante a jornada de trabalho ou estudo para processar as mensagens, ler na ordem de chegada e decidir imediatamente o que fazer com a mensagem (responder, arquivar em outra pasta, apagar), mantendo a caixa de entrada limpa ou só com o que estiver trabalhando no momento. Para diminuir o número de mensagens recebidas é possível utilizar os recursos do próprio programa para bloquear mensagens indesejadas (spams), retirar o nome do cadastro de empresas que enviam boletins diários é outra sugestão. Elaborar mensagens eficientes também exige cuidados.

Internet – Pode-se afirmar que o uso da internet durante o horário de expediente de trabalho ou estudo é bastante comum no cotidiano das pessoas. Uma pesquisa da Revista Info Online, mostra que os profissionais com acesso a web em local de trabalho ou estudo, se utilizam dela também para fins pessoais. Embora a internet seja uma importante fonte de pesquisas, para todas as áreas do conhecimento, também pode provocar dispersão e desperdício de tempo, pelo imenso volume de informações que disponibiliza. Por esse motivo, é recomendável que ao utilizar a internet tenha definido o objetivo da pesquisa e se mantenha o foco nele. Navegar livremente na internet pode ser uma atividade enriquecedora, porém reservada aos momentos de disponibilidade ou de lazer.

Interrupções – as atividades cotidianas podem ter a execução prejudicada em função de telefonemas, visitas inesperadas e informações que chegam a todo instante. Recomenda-se que quando houver uma tarefa importante ou que exija concentração para ser executada, busque-se minimizar as interrupções, informando as pessoas sobre sua disponibilidade. Também é fundamental minimizar a dispersão, provocada pela curiosidade ou vontade de manter-se conectado através das comunidades virtuais (Orkut, MSN, Twitter).

Reuniões – é de conhecimento geral que parte das reuniões realizada nas instituições é desnecessária e/ou improdutivas. Isso ocorre, muitas vezes, por falta de planejamento e organização. Em outras palavras, podem ter motivos justificados, mas sendo conduzidas de maneira errada, não atingem o objetivo para o qual foram propostas. Portanto, antes de convocar ou participar de uma reunião, recomenda-se: sejam definidos claramente os objetivos da reunião; horário de início e de término; roteiro dos pontos a serem abordados (pauta); além de certificar-se de que as pessoas convidadas a participar estejam diretamente ligadas ao assunto. Atualmente, já é possível substituir ou antecipar discussões para reuniões presenciais por vídeo ou teleconferências, ou mesmo MSN, Skype, quando o assunto puder ser tratado por 2 ou 3 pessoas.

Conversas e atividades paralelas – manter contato com familiares, amigos e colegas de trabalho, além de manter a network ativa são atividades importantes que devem ser desenvolvidas por qualquer pessoa, pois se trata de desenvolver relacionamentos interpessoais saudáveis. Porém, no que se refere à administração do tempo, especialmente no trabalho ou no estudo, há necessidade de que isso seja feito em momento e proporção adequados para que não se torne um problema ou considerado “perda de tempo”. Segundo pesquisa realizada com trabalhadores ingleses, divulgada no boletim do CRA-SP, o gasto de tempo em conversas informais (“rádio peão”, fofocas), cafezinho, telefonemas particulares e navegação na internet, chegam a significar 13 dias úteis de trabalho ao ano.

Além da falta de planejamento, atitudes que podem ser consideradas comuns interferem diretamente na utilização racional do tempo, como por exemplo:

Preocupação – significa literalmente antecipar um problema, destinar energia emocional e tempo para acontecimento ou fato ainda não ocorrido. Existe um provérbio chinês que diz o seguinte: “A solução do problema depende de você e está ao seu alcance? resolva o problema imediatamente e deixe de se preocupar. A solução do problema não depende de você ou não está ao seu alcance? Por que se preocupar?”.

Procrastinação – significa adiar a execução de uma tarefa, deixar para depois. Por estimar que há muito tempo para realizá-la ou que em outro momento terá mais disponibilidade para pensar sobre ela, não se toma nenhuma providência. A orientação é que ao tomar conhecimento de uma atividade a ser realizada ou de um compromisso que precisa ser cumprido, faça uma análise da atividade (prioridade) e programe adequadamente o seu tempo para executá-la com qualidade. Essa recomendação vale para a elaboração de um projeto profissional, pessoal ou de estudo, pois tarefas executadas de última hora, sob a pressão do tempo esgotado, dificilmente atingirão o nível de qualidade adequado.

Dificuldade em delegar uma tarefa – significa transferir para outro uma responsabilidade ou atividade. Embora geralmente a delegação seja entendida como exclusividade dos líderes, ela pode ocorrer entre profissionais do mesmo nível. Por exemplo: se você recebe uma tarefa que não vai agregar valor ao seu planejamento, ou não tem tempo para cumpri-la, é possível identificar um colega, com menos carga de trabalho ou que tenha interesse direto pela atividade e transferir a tarefa a ele. Negociar com quem lhe atribuiu a tarefa é importante, assim como o é não assumir responsabilidades que não possa cumprir.

Dificuldade em dizer “não” – por questões culturais, é comum as pessoas com dificuldades em ser assertivas, ou seja, dizem “sim” quando gostariam ou deveriam dizer “não”. Para manter essa postura, às vezes se obrigam a distorcer, omitir ou mentir. Por exemplo: um colega de trabalho pede a sua opinião sobre um problema pessoal no momento em que você está concentrado na elaboração de um projeto importante. A postura colaborativa é vista como positiva no contexto do trabalho, porém a orientação é que você atue de maneira assertiva, que significa ser o mais honesto possível, sem ser rude. Nesse caso, demonstrando interesse em ajudar, porém sinalizando a impossibilidade de fazê-lo no momento.

Perfeccionismo – significa ter um nível de exigência com relação a si mesmo e aos outros superior ao necessário. O perfeccionista gasta tempo na execução das tarefas, revisando, melhorando um trabalho diversas vezes, prendendo-se a detalhes e não ao que é essencial. Por esse motivo, não raro, tem dificuldades de cumprir prazos e quase nunca se sente satisfeito com o resultado do trabalho. Não se pode negar que a exigência por qualidade e resultados vem aumentando há cada dia, porém em cada atividade ou tarefa a ser realizada existe um nível de qualidade possível, de acordo com prazos e recursos para sua execução. Sendo assim, esses parâmetros devem ser conhecidos e considerados para viabilizar a execução da tarefa.