A maioria das atividades realizadas na pós-graduação possui um prazo para ser concluída, mas não existe um horário fixo de trabalho

[Leia uma discussão sobre isso em “Acabaram-se as disciplinas. E agora?“]. Organizar o tempo de modo a conseguir cumprir todos os prazos é uma árdua tarefa de todo pós-graduando. Além disso, para dificultar, é preciso fugir das tentações do mundo on-line, com suas redes sociais, e-mails e notícias.

Para auxiliar na administração do tempo e na realização das tarefas diárias, existe uma técnica chamada “Técnica Pomodoro“, criada pelo italiano Fancesco Cirillo no final dos anos 80, que é muito utilizada com o intuito de conseguir focar nas metas que precisam ser atingidas.

Segundo o próprio autor, essa técnica surgiu da seguinte forma:

“Então eu fiz uma aposta comigo mesmo, uma aposta tão útil quanto humilhante: ‘Você consegue estudar – estudar mesmo – por 10 minutos?’ Eu precisava de uma validação objetiva, um tutor de tempo, e encontrei um no timer de cozinha com o formato de um tomate.” [ou pomodoro, em italiano] – Francesco Cirillo

Para colocar a técnica em prática, será necessário: duas folhas de papel em branco, uma caneta, um timer de cozinha, o tal pomodoro, e proceder conforme a metodologia descrita abaixo.

1) Faça em uma folha de papel uma lista de todas as tarefas que precisam ser realizadas.

2) Ajuste o timer e trabalhe nessa tarefa durante 25 minutos (um pomodoro) sem parar. Após o término dos 25 minutos, faça um intervalo de 3 a 5 minutos para descansar. Nesse intervalo é permitido ler e-mails, twittar, ir ao banheiro, alongar-se, etc.

3) A cada quatro ciclos de 25 minutos, faça um descanso maior, de 15 a 30 minutos. É possível preparar um lanche, fazer ligações, ir na padaria da esquina ou assistir a um vídeo no YouTube nesse intervalo.

4) Na folha com a lista de atividades, marque um “X” ao lado de cada tarefa concluída .

Durante a duração de um ciclo (25 minutos) não é permitido desviar-se da tarefa por nenhum motivo. Não atenda telefones, leia e-mails ou mude o foco da sua atenção. Por isso, para conseguir manter-se firme na técnica, existe mais uma regra importante:

5) Tenha ao seu lado uma outra folha em branco, onde serão anotadas todas as possíveis distrações ou tarefas que forem lembradas naquele momento.

Por exemplo, se durante um ciclo você se lembrou que precisa ligar para seu orientador, pagar uma conta de energia ou pesquisar na internet algo não relacionado à tarefa, escreva isso na “Lista de atividades paralelas” e aguarde o final do ciclo ou aquele intervalo maior após quatro ciclos para realizá-las. Em hipótese alguma interrompa o ciclo de 25 minutos.

Vale comentar que o simples fato de colocar as atividades no papel, e marcá-las como concluídas após sua execução, possui grande impacto psicológico, tanto pela organização das atividades, quanto pelo bem-estar por estar cumprindo as metas. Escrever as tarefas em um papel assemelha-se a um acordo feito com você mesmo e, por isso, o comprometimento é naturalmente maior.

Ao separar em outra folha as atividades tentadoras, que nos distraem durante as tarefas que precisamos cumprir, percebe-se que muitas vezes a procrastinação ocorre apenas por impulso. Após o término do ciclo, ou sejam durante os intervalos de descanso, é possível avaliar melhor a “lista de atividades paralelas” e perceber que grande parte dos itens marcados ali não é urgente e realmente não valeria a interrupção. Utilize essa lista paralela como instrumento de aprendizagem e de auto-avaliação, para que seja possível uma reeducação dos maus hábitos durante suas atividades diárias.

Para finalizar, as pessoas que utilizam a técnica recomendam a compra de um timer de cozinha no formato de tomate, com o argumento que o fato de comprar algo novo e diferente representa uma mudança na sua vida, como se estivesse fazendo um novo compromisso. Eu não recomendo. Comprei o tal pomodoro e, como todo timer de cozinha, ele possui um mecanismo que faz um “tic-tac” que em nada colaborou com a minha concentração. Antes do término de um ciclo, parecia que o “tic-tac” estava dentro da minha cabeça.

Mas como a idéia da técnica é muito boa, pesquisei na internet e encontrei o focus booster, um programa desenvolvido especialmente para a Técnica Pomodoro. Dentre suas funções, ele marca os ciclos de 25 minutos, soa um alarme ao final de cada ciclo, marca o tempo do intervalo de descanso e, felizmente, possui a opção de desligar o terrível “tic-tac”. Um alívio!